Gestion du temps et organisation

Programme

Ce programme propose des outils pratiques et des méthodes éprouvées pour reprendre le contrôle de son temps, gagner en efficacité et réduire le stress lié à la gestion des priorités. Il s’adresse à toute personne souhaitant optimiser son organisation professionnelle et renforcer sa capacité à atteindre ses objectifs sereinement.

• 1. Évaluer sa charge de travail et ses ressources avec lucidité

  • Analyser sa charge de travail réelle et ses capacités disponibles.
  • Identifier ses forces et faiblesses pour mieux répartir ses efforts.
  • Apprendre à faire l’inventaire des tâches à accomplir et à évaluer leur complexité et durée.

• 2. Comprendre les lois du temps et leurs impacts sur la productivité

  • Loi de Parkinson : comprendre pourquoi le travail tend à occuper tout le temps disponible.
  • Loi d’Hofstadter : anticiper les retards en intégrant la réalité des imprévus.
  • Hyperdisponibilité et hypersollicitation : gérer les interruptions pour préserver la concentration.
  • Loi de Carlson : minimiser les coupures et interruptions pour gagner en efficacité.
  • Application des concepts dans la planification quotidienne.

• 3. Adopter les bons modes de fonctionnement : gérer ou subir son temps

  • Distinguer entre mode gestion active et mode réactif subi.
  • Identifier ses réflexes aidants et ceux qui freinent l’efficacité.
  • Construire des stratégies pour reprendre le contrôle face aux urgences et imprévus.

• 4. Repérer et éliminer les pertes de temps

  • Identifier les voleurs de temps : interruptions, multitâche, procrastination.
  • Cartographier les activités à l’aide d’un Mindmap pour visualiser les priorités et les zones de surcharge.
  • Optimiser son emploi du temps en automatisant ou déléguant certaines tâches.

• 5. Définir ses priorités et structurer ses journées

  • Utiliser la méthode ABC pour hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence.
  • Appliquer des techniques de planification dynamique pour s’adapter aux changements.
  • Travailler par sprints et utiliser la méthode Pomodoro pour maintenir sa concentration et gérer son énergie.

• 6. Optimiser son temps de travail avec des outils et méthodes adaptés

  • Quantifier et visualiser ses objectifs pour rester motivé et aligné avec ses priorités.
  • Définir des objectifs SMART pour clarifier les attentes et suivre les progrès.
  • Analyser les écarts entre les prévisions et les résultats obtenus pour ajuster sa stratégie.
  • Distinguer entre tâches de réflexion (requérant créativité et concentration) et tâches d’application (routines ou exécution rapide).

• 7. Améliorer sa communication interpersonnelle pour mieux s’organiser

  • Clarifier les commandes : vérifier la nature des tâches, les attentes et les délais avec ses interlocuteurs.
  • Exprimer sa capacité réelle avec assertivité pour éviter la surcharge.
  • Savoir arbitrer et prioriser les demandes face aux imprévus.
  • Apprendre à négocier des délais et à réorienter des priorités pour répondre aux attentes sans stress inutile.

• 8. Gérer sa disponibilité et sa joignabilité

  • Distinguer disponibilité et joignabilité.
  • Mettre en place des plages horaires dédiées au travail en profondeur.
  • Établir des règles claires pour gérer les interruptions et maintenir la concentration.

• 9. Maîtriser la gestion des mails et des sollicitations numériques

  • Trier, classer et traiter les e-mails efficacement pour éviter l’encombrement.
  • Mettre en place des règles automatiques pour organiser sa boîte de réception.
  • Appliquer la règle des 2 minutes : répondre immédiatement aux demandes rapides et planifier celles nécessitant plus de temps.
  • Gérer les notifications et sollicitations pour préserver des plages de travail productives.

• 10. Construire un plan d’actions personnalisé

  • Élaborer un plan d’actions concret pour appliquer les techniques apprises au quotidien.
  • Fixer des objectifs à court et moyen terme pour suivre ses progrès et ajuster ses stratégies.
  • Mettre en place des indicateurs de suivi pour évaluer l’efficacité de la gestion du temps.
  • Anticiper les ajustements nécessaires pour gérer les imprévus sans compromettre la productivité.