Savoir piloter un groupe de travail

Programme

Ce programme donne aux participants les clés pour structurer, animer et piloter efficacement un groupe de travail, en favorisant l’implication, la créativité et la résolution des problématiques dans un esprit constructif.

• 1. Maîtriser les règles de communication interpersonnelle

  1. • Comprendre les bases d’une communication efficace au sein d’un groupe.
     • Favoriser l’écoute active, la reformulation et l’empathie pour maintenir un climat constructif.
     • Gérer les biais et éviter les malentendus grâce à une communication claire et adaptée.

• 2. Fixer des objectifs SMART pour soi et pour le groupe

  1. • Définir des objectifs clairs, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
     • Aligner les objectifs individuels avec les objectifs collectifs pour renforcer l’engagement du groupe.
     • S’assurer que les objectifs sont compris et acceptés par tous les membres du groupe.

• 3. Préparer les séquences d’échange

  1. • Planifier les réunions avec une préparation rigoureuse des thématiques et du déroulé.
     • Mobiliser les participants en amont avec des supports ou des informations nécessaires.
     • Structurer les séquences pour optimiser le temps et garantir des échanges productifs.

• 4. Prise de contact et lancement du groupe de travail

  1. • Accueillir et engager les participants dès le début de la session.
     • Clarifier les rôles, les attentes et les règles de fonctionnement du groupe.
     • Poser un cadre bienveillant et dynamique pour favoriser l’implication.

• 5. Identifier et prioriser les sujets à traiter

  1. • Utiliser des techniques pour faire émerger les points clés (brainstorming, vote, matrices).
     • Prioriser les sujets en fonction de leur urgence, importance et impact sur les objectifs.
     • Gérer les éventuels hors-sujets pour rester centré sur les priorités.

• 6. Gérer les temps de réflexion et d’analyse

  1. • Favoriser des temps d’analyse approfondie pour explorer les problématiques.
     • Encourager la participation équitable de tous les membres.
     • Savoir alterner entre réflexion individuelle et collective pour maximiser les idées.

• 7. Utiliser les outils d’analyse et de résolution de problèmes

  1. • Découvrir et appliquer des outils comme :
       • L’arbre des causes
       • Le diagramme d’Ishikawa
       • Les 5 pourquoi
       • Le brainstorming et mind mapping
     • Adapter les outils à la nature des problématiques abordées.

• 8. Prendre des décisions collectives et arbitrer

  1. • Mettre en place un processus de décision structuré : consensus, vote, arbitrage.
     • Gérer les désaccords pour parvenir à des décisions acceptées par tous.
     • S’assurer que les décisions sont claires et directement applicables.

• 9. Rédiger des plans d’action et comptes-rendus efficaces

  1. • Formaliser les décisions sous forme de plans d’action précis (qui fait quoi, comment, pour quand).
     • Rédiger des comptes-rendus clairs et concis pour suivre les progrès du groupe.
     • Assurer le suivi et la communication des actions auprès des parties prenantes.

• 10. Optimiser la gestion du temps dans le groupe de travail

  1. • Savoir cadrer les interventions pour respecter le timing prévu.
     • Éviter les digressions tout en restant ouvert aux idées constructives.
     • Utiliser des outils comme le minuteur, le rétroplanning.

• 11. Utiliser les leviers pour une réunion motivante

  1. • Créer un environnement stimulant et positif pour les participants.
     • Valoriser les contributions de chacun pour maintenir l’engagement.
     • Intégrer des pauses et des moments de réflexion pour dynamiser les échanges.

• 12. Animer les temps difficiles : tensions, frustrations et conflits

  1. • Reconnaître et désamorcer les signes de frustration ou de tension au sein du groupe.
     • Adopter une posture neutre et assertive pour gérer les conflits.
     • Proposer des solutions pour apaiser les désaccords et maintenir la productivité.

• 13. Traiter les désaccords et objections de manière constructive

  1. • Écouter activement les objections pour mieux les comprendre.
     • Répondre aux désaccords avec des arguments factuels et bienveillants.
     • Transformer les objections en opportunités d’amélioration pour le groupe.