Conduire et animer une réunion

Programme

Ce programme détaillé fournit des outils pratiques et des approches méthodiques pour organiser, conduire et animer des réunions réussies.

• 1. Comprendre le schéma de base de la communication

  1. • Définir les éléments clés du processus de communication : émetteur, message, canal, récepteur, feedback.
     • Identifier les barrières à la communication (bruits, filtres, préjugés) et savoir les contourner, pour améliorer l’écoute et la compréhension.
     • Appliquer les principes d’une communication assertive pour favoriser des échanges clairs et constructifs.

• 2. Utiliser le questionnement pour orienter les échanges

  1. • Découvrir les différents types de questions (ouvertes, fermées, de relance, alternatives) et leur utilité dans les discussions.
     • Savoir poser des questions pertinentes pour guider et structurer les échanges.
     • Utiliser le questionnement comme outil pour clarifier, approfondir et résoudre des points complexes.

• 3. Pratiquer l’écoute active pour mieux comprendre

  1. • Maîtriser les techniques d’écoute active : reformulation, validation, reconnaissance des émotions.
     • Développer l’empathie pour mieux comprendre les attentes et préoccupations des participants.
     • Appliquer l’écoute active pour désamorcer les tensions et favoriser un climat de confiance.

• 4. Définir des objectifs SMART pour les réunions

  1. • Apprendre à formuler des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels.
     • S’assurer que les objectifs définis sont alignés avec les besoins des participants et les attentes de l’organisation.
     • Utiliser les objectifs SMART pour structurer les discussions et évaluer l’efficacité des réunions.

• 5. Appliquer la méthode 3x3x30 pour une gestion efficace du temps

  1. • Comprendre le concept de la méthode 3x3x30 pour organiser les interventions :
       • 3 secondes pour une question brève et claire.
       • 3 minutes pour un échange concis.
       • 30 minutes pour des discussions approfondies.
     • Savoir recentrer le débat pour éviter les digressions inutiles.
     • Optimiser le temps de réunion tout en respectant les besoins d’expression des participants.

• 6. Utiliser des supports utiles pour renforcer les échanges

  1. • Choisir des supports adaptés au contexte : présentations PowerPoint, tableaux blancs, schémas, documents numériques.
     • Créer des supports visuels clairs, attractifs et pertinents.

• 7. Maîtriser les étapes d’une réunion

  1. • Structurer une réunion en trois phases clés :
       • Introduction : présentation des objectifs, ordre du jour et rôles des participants.
       • Déroulement : gestion des interventions, respect du temps imparti, suivi de l’ordre du jour.
       • Clôture : synthèse des discussions, validation des décisions, attribution des actions à réaliser. (mise en place de plans d’actions précis).
     • Intégrer des moments de validation intermédiaire pour vérifier la compréhension et l’adhésion.

• 8. Gérer les relations dans une réunion

  1. • Favoriser une dynamique de groupe positive en valorisant les contributions de chacun.
     • Encourager les échanges collaboratifs tout en prévenant les tensions.
     • Adopter une posture de facilitateur pour maintenir une atmosphère constructive.

• 9. Anticiper et gérer les conflits

  1. • Reconnaître les signes avant-coureurs d’un conflit potentiel.
     • Utiliser des techniques de gestion des tensions : écoute active, reformulation, recentrage.
     • Transformer les conflits en opportunités de dialogue et d’amélioration collective.

• 10. Identifier et gérer les types de comportements

  1. • Découvrir les différents types de comportements : assertifs, passifs, agressifs, manipulateurs.
     • Adapter sa posture et son discours pour gérer efficacement chaque profil.
     • Encourager les comportements constructifs pour garantir la productivité et l’efficacité des réunions.