Animer et débriefer un groupe d’amélioration continue

Programme

Ce programme forme les professionnels à animer efficacement un Groupe d’Amélioration Continue (GAC). Il combine outils de communication, gestion des tensions et analyse comportementale pour structurer des réunions, guider les échanges et élaborer des solutions concrètes, tout en favorisant la collaboration et la cohésion d’équipe.

• 1. Comprendre le schéma de base de la communication

  • Décrypter les éléments clés de la communication interpersonnelle dans un contexte d’amélioration continue.
  • Identifier les obstacles à une communication claire et efficace au sein d’un groupe.
  • Adopter une posture neutre et assertive pour favoriser des échanges constructifs.

• 2. Maîtriser les techniques de questionnement et d’écoute

  • Utiliser des techniques de questionnement ouvertes et fermées pour guider la réflexion collective.
  • Développer l’écoute active pour encourager les échanges et valider les informations recueillies.
  • Reformuler efficacement pour clarifier les propos et lever toute ambiguïté.

• 3. Se fixer un objectif SMART pour préparer ses réunions

  • Définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis pour structurer la réunion.
  • Aligner les objectifs avec les résultats attendus du GAC (analyse des causes, proposition de solutions).
  • Utiliser ces objectifs pour orienter la discussion et assurer un déroulement efficace.

• 4. Utiliser la méthode 3x3x30 pour synthétiser les échanges

  • Gérer efficacement le temps en utilisant des séquences structurées :
  • • • 3 secondes pour capter l’attention.
  • • • 3 minutes pour présenter une idée.
      • 30 minutes pour développer et approfondir un sujet.
  • Apprendre à recentrer rapidement les débats en cas de digressions.
  • Synthétiser les échanges pour dégager des conclusions claires et actionnables.

• 5. Exploiter les supports utiles à l’animation

  • Préparer et utiliser des supports visuels adaptés (tableaux, schémas, fiches d’analyse).
  • Travailler sur un support visuel collaboratif pour favoriser la créativité.
  • Construire des supports d’aide au débriefing pour garantir la mémorisation des informations.

• 6. Maîtriser les étapes d’une réunion GAC

  • Préparer la réunion en définissant l’ordre du jour et les attentes.
  • Structurer le déroulement : introduction, exploration des faits, analyse des causes (réflexion), proposition de solutions (décision) et conclusion.
  • Clôturer la réunion en résumant les décisions prises et en définissant les prochaines étapes. Réaliser des plans d’actions précis.

• 7. Maîtriser la relation dans une réunion pour une animation efficace

  • Instaurer un climat de confiance pour encourager la libre expression des participants.
  • Favoriser la collaboration et la cohésion au sein du groupe.
  • Identifier et valoriser les contributions pertinentes tout en recentrant les discussions si nécessaire.

• 8. Gérer les conflits, tensions et incompréhensions

  • Identifier les sources potentielles de conflits et tensions lors d’une analyse collective.
  • Utiliser des techniques pour apaiser les tensions (écoute active, reformulation, recentrage).
  • Transformer les désaccords en opportunités pour enrichir l’analyse et trouver des solutions constructives.

• 9. Comprendre et s’adapter aux différents types de comportements

  • Identifier les profils des participants (passifs, agressifs, manipulateurs, bavard, joueur etc…) et savoir y faire face.
  • Favoriser les comportements positifs pour maintenir une dynamique de groupe productive.
  • Encourager la participation des membres les plus réservés et gérer les personnalités dominantes pour équilibrer les échanges.